Moderniser, automatiser votre flux éditorial, prépresse ou print par la Cartographie des Flux de Valeur (CFV)
L’outil de Cartographie des Flux de Valeur (CFV) est sans aucun doute un des outils les plus performants pour identifier, démontrer et diminuer le gaspillage de ressources dans un processus de production prépresse. Cet outil très facile à utiliser permet à tous les acteurs de la chaîne graphique de comprendre puis d’améliorer leurs processus de production. Contrairement à un simple diagramme de flux, cette cartographie en plus de présenter les processus, met en lumière tous les facteurs et éléments qui influent sur votre flux de production :
- Les temps d’attente
- Les temps de transport
- Les temps morts
- Le matériel immobilisé
- Etc.
Intitulé « Value Stream Mapping » (VSM) en anglais, cette cartographie avec toutes les informations qu’elles dévoilent, permet ensuite aux équipes et responsables prépresse d’identifier les zones, secteurs, espaces d’amélioration ou de rationalisation possibles en réduisant les défauts et en modifiant, modernisant ou automatisant certaines opérations. Cet outil est aussi un excellent moyen pour calculer le pourcentage de temps créant de la valeur ajoutée (du point de vue client) par rapport au temps de production global nécessaire pour achever un traitement.
Pour rappel,
| Efficience du cycle du processus % = Temps à valeur ajoutée/Délai d’exécution total Sachant que le délai de traitement prépresse globale = Temps à valeur ajoutée + Temps gaspillés |
Les étapes pour créer une CFV
Les étapes pour commencer à construire une Cartographie des Flux de Valeur (CFV) prépresse sont :
1. Décortiquer chaque activité cohérente en un ensemble d’étapes séquentielles de l’arrivée de vos documents clients à la l’impression de la commande en oubliant pas de faire figurer :
- les données numériques (fichiers, images, …)
- les éléments physiques tels que les épreuves papier, Cromalin, Epson, etc.
2. Dessiner chaque étape du processus prépresse dans l’ordre qu’elles se produisent. Surtout, n’oubliez pas les délais intermédiaires entre chaque tâche. Certains sont indépendants de votre volonté (vous attendez par exemple le BAT du client); d’autres sont liés à la capacité et à la disponibilité des matériels (même si les fichiers sont prêts, une presse numérique ne peut imprimer qu’un seul tirage à la fois).
3. Préciser combien de personnes interviennent dans chaque activité
4. Indiquer où sont répartis les contrôles de qualité
5. Identifier les zones d’amélioration en détectant les goulets d’étranglement actuels, le temps gaspillé dans le processus prépresse pour cela poser vous chaque fois les questions suivantes :
- Est-ce que l’activité ou l'action transforme le document final d'une manière ou d’une autre? Si oui, alors l’activité ajoute sans aucun doute de la valeur.
- Si le client avait connaissance de l’activité, serait-il prêt à payer son coût de revient ? Si ce n’est pas le cas, alors l’activité n'a probablement pas de valeur ajoutée à ses yeux.
- Si l’activité était éliminée, le client verrait-il la différence? Si non, alors l’activité n’a probablement pas de valeur ajoutée.
6. Estimer le temps à valeur ajoutée pour réaliser chacune des étapes. Le suivi de quelques travaux est une technique efficace pour évaluer le temps nécessaire à la réalisation de chaque tâche et sous-tâche, et pour obtenir des estimations et des plannings précis.
7. Comptabiliser chaque temps gaspillé identifié
8. Calculer le délai de traitement prépresse globale = Temps à valeur ajoutée + Temps gaspillés
9. Calculer l’efficience du cycle de processus prépresse(en %) = Temps à valeur ajoutée/Délai de traitement prépresse globale
Les symboles de la CFV
Les symboles spécifiques à la Cartographie des Flux de Valeur (CFV) signifient :
Illustration
Pour illustrer notre propos, reprenons l’exemple de la cartographie du processus publié le 12/10/2009 intitulé : « Cartographie des processus prépresse » et appliquons la méthodologie développée ci-dessus :
Figure 1
Télécharger le fichier PDF de la figure 1 : VSM_PAO
En analysant le processus prépresse, 3 sources principales de gaspillage sont mises en lumière par la cartographie CFV :
- Les temps d’analyse et de corrections des fichiers PDF (4h 20 de traitement par dossier)
- Le temps pour vérifier et approuver les épreuves BAT (environ 24h)
- Le temps pour vérifier et approuver l’ozalid de contrôle (environ 24h)
Deux volants (1 et 2) sont dessinés sur la cartographie pour signifier les étapes du processus prépresse qui nécessitent une amélioration, une optimisation : depuis des années les équipes ont l'habitude de vérifier et de revérifier les fichiers clients au lieu de revoir leur processus de fabrication. Ainsi en examinant précisément les spécifications des publications traitées, la qualité des éléments remis par les clients, le chiffre et la fréquence des tirages, l’équipe en charge de proposer des solutions aura à se poser et répondre aux questions suivantes :
- Doit-on privilégier un flux ROOM (Render Once, Output Many) ou un flux NORM (Normalize Once, Render Many) ? Le PDF pose-t-il encore problème ?
- Doit-on préférer un flux intégré ou un flux personnalisé, modulaire, light ?
- Quelle approche doit-on adopter pour le numérique de demain ?
Il n’est en effet plus question aujourd’hui de choisir un flux prépresse uniquement en fonction de son procédé d’impression et de son équipement. Les solutions sur le marché pour améliorer l’efficience du cycle de processus très faible dans notre exemple (12,8%) sont aujourd’hui nombreuses : voir les différents produits de gestion de flux.
Dans notre exemple, l’équipe prépresse retient la solution PitStop Connect qui permet :
- au maquettiste ou client de simplement déposer leurs fichiers PDF sur le PDF Connector placé sur leur bureau sans aucune installation logicielle spécifique
- d’utiliser le moteur de contrôle amont d'Enfocus avec un profil de contrôle amont et / ou une liste d'actions définies par le département prépresse.
Cette solution permet au service prépresse d’avoir la garantie que le fichier PDF livré a été contrôlé et vérifié par l’outil installé et paramétré par leur soin et ainsi d'envisager de supprimer les étapes d’analyse et de contrôle des fichiers PDF de leur flux actuel.
Dans l’objectif d’écourter le processus en éliminant certaines étapes intermédiaires, l’équipe prépresse s’intéresse aux outils de gestion de flux proposés par DALIM ou Enfocus, respectivement Twist et Switch (le plus abouti à mon avis) permettant :
- de créer un flux de production avec les applications familières des opérateurs : Adobe InDesign, Adobe Acrobat, Enfocus PitStop, …
- d’éliminer les tâches répétitives associées à la réception et au tri des fichiers ;
- de soumettre et suivre les travaux à partir de son poste de travail ;
- de télécharger automatiquement les fichiers d’un ou plusieurs serveurs FTP ;
- d’envoyer des emails de notification aux clients ;
- de générer des statistiques de traitement ;
- de piloter automatiquement des applications tierces ; etc.
Figure 2
La mise en place d'une application comme PowerSWITCH (figure 2) aura sans aucun doute un impact sur l'ensemble du processus bien au delà des frontières du service prépresse; c'est pourquoi l'équipe projet n'a pas hésité à dessiner un caillou lancé dans l'eau pour montrer par le symbole des ondulations les changements qu'entraineront une telle automatisation sur l'ensemble du flux de production.
Figure 3
Télécharger le fichier PDF de la figure 3 : VSM_PAO_optimised
Après la mise en place de tels outils, l'efficience du cycle de processus espérée passerait de 12,8% à 20% (figure 3). Une optimisation de l'organisation et une collaboration plus étroite avec les clients permettraient d'augmenter encore sans aucun doute cette efficience.
BIOGRAPHIE
Value Stream Mapping to Add Value and Eliminate MUDA par Mike Rother
Feuille de route pour mettre en place un flux de production PDF Certifié ! Bel exemple de solution Lean Six Sigma
Cette note écrite d’après le dossier d’Enfocus intitulé "Roadmap for implementing Certified PDF workflows" a pour objectif de vous aider à intro duire le PDF Certifié comme format standard d’échange de vos fichiers numériques à la fois au sein des différents services de votre entreprise et avec vos partenaires extérieures et de vous présenter par cette feuille de route un parfait exemple de solution Lean Six Sigma. Elle est basée sur l’expérience de plusieurs sociétés qui ont déjà mis en place de tels flux de production au cours des dernières années. Cette note est aussi bien destinée aux maquettistes, aux éditeurs qu’aux imprimeurs.
La mise en place d’un flux PDF Certifié est en effet un parfait exemple de solution Lean Six Sigma qui permet d’appliquer les deux méthodologies complémentaires que sont le Lean et le Six Sigma.
Avec la méthode Lean, l’équipe en charge d’analyser les flux PDF va s'attacher :
- à maximiser la vitesse des processus d’échange des fichiers PDF entre créatifs et professionnels prépresse,
- à utiliser les outils Lean permettant d'analyser le flux du processus PDF et les délais des activités de chacun des acteurs de la chaîne graphique,
- à séparer les activités à "valeur ajoutée" (la création et le traitement de fichiers PDF) de celles à "non-valeur ajoutée" (les multiples activités d’analyse ou de correction de fichiers qui ne sont pas facturées aux clients) en utilisant des outils destinés à supprimer les causes profondes de ces dernières ainsi que leurs coûts,
- à fournir un moyen de quantifier et de réduire le coût de la complexité du processus d’échange de fichier PDF entre les acteurs de la chaîne graphique.
En utilisant les outils Lean, l’équipe en charge d’analyser les flux d’édition et prépresse expliquera très aisément les opportunités, les avantages à mettre en place un flux PDF Certifié en analysant différents aspects du processus comme le délai d’exécution et la vitesse, l’efficience du processus d’édition et prépresse, les activités avec valeur ajoutée et celles sans, et les gaspillages que comportent les flux de production actuels.
Délai d’exécution prépresse d’un fichier client et vitesse du processus prépresse
Le délai d'exécution prépresse d’un fichier client PDF ou natif correspond au temps qui s'écoule entre le moment où le fichier client arrive au sein du service prépresse et celui où le fichier client est imposé et rippé. Une équation simple, connue sous le nom de Loi de Little (du nom du mathématicien qui l'a formulée), met clairement en lumière les facteurs dont il dépend :
| Délai d'exécution = (quantité de travail en cours)/(taux moyen d'achèvement) |
Le temps nécessaire à la réalisation du traitement du fichier client PDF ou natif (délai d'exécution) se calcule donc simplement par le rapport entre la quantité de fichiers client en attente de réalisation (travail en cours) et le nombre de traitement de fichiers qui sont menées à bien chaque jour, semaine, etc. (taux moyen d'achèvement). On s'aperçoit très vite que les temps d'analyse et de correction de fichiers peuvent augmenter de façon significative le délai d'exécution de fichiers clients qui est bien souvent facturé à son stricte minimum.
Les activités avec valeur ajoutée et celles sans
Michael L. George dans son ouvrage « Lean Six Sigma pour les services » nous explique très bien que pour déterminer si une tâche contribue à ajouter de la valeur, il suffit de se demander si le client serait prêt à payer pour elle si on lui en laissait le choix, ayant au préalable été prévenu qu’elle fait partie inhérente du prix d’achat. Dans la négative, s’il s’avérait probable que le client refuserait de payer ou irait voir un autre fournisseur dont le service n’inclut pas de coût de cette nature, alors cette tâche est à non valeur ajoutée. Je connais pour ma part très peu de clients prêts à régler les coûts des activités d’analyse ou de correction de leurs fichiers défectueux !
Efficience du processus prépresse
Un paramètre déterminant pour évaluer le gaspillage dans un processus prépresse est le pourcentage du temps de cycle complet consacré à la réalisation d’activités ajoutant de la valeur (l’imposition ou l’épreuvage par exemple) par rapport au temps consacré à réaliser celles qui n’en ajoutent pas (l’analyse et les corrections de fichiers défectueux). Le calcul de l’efficience du cycle du processus qui rapporte la quantité de temps à valeur ajoutée au temps de cycle complet du processus est le suivant :
| Efficience du cycle du processus = Temps à valeur ajoutée/Délai d’exécution total |
Ainsi,
|
Efficience du cycle du processus prépresse = |
Un taux d’efficience du cycle du processus inférieur à 10% indique que le processus passe par beaucoup de phases de non valeur ajoutée qui génèrent du gaspillage. Je laisse le soin à chaque responsable prépresse de faire ce calcul.
Gaspillage
Comme nous venons de le voir, le gaspillage est tout ce qui n’ajoute pas de valeur aux yeux du client –temps et coûts de l’analyse et des corrections des fichiers client défectueux dans l’étude qui nous concerne. Par la méthode Lean, l’équipe projet aura l’opportunité de repérer et d’éliminer le gaspillage, c'est-à-dire les « coûts cachés » des coûts de fonctionnement des processus de production.
Avec le Six Sigma, l’équipe va s’attacher cette fois plus particulièrement :
- à mettre l'accent sur la nécessité d'identifier les opportunités d'amélioration et d'éliminer les défauts tels que les définissent les clients,
- à reconnaître que la variation (c’est-à-dire le nombre de fichiers PDF défectueux) masque la capacité à offrir des services efficaces et de qualité (traitement rapide des fichiers),
- à présenter des solutions basées sur des données (le pourcentage de dossiers retravaillés, le temps et l'argent dépensés en temps de vérification et de correction, etc.) et fournir des outils de qualité détaillés et puissants aptes à résoudre efficacement les problèmes,
- à proposer au sein des services d’édition et prépresse une infrastructure de culture de performance très directive
Les données possibles permettant de calculer le retour sur investissement d’une solution PDF Certié sont par exemple :
- La mesure du pourcentage de dossiers qui ont besoin d'être retravaillé avant d'être traités,
- La mesure du temps et de l’argent dépensés en temps de vérification et de correction sur les fichiers entrants,
- le coût de ces opérations refacturé aux clients,
- les coûts de stockage et de télécommunications associés aux échanges de fichiers; la réduction de la taille des fichiers peut entraîner des économies importantes !
L'investissement minimum en logiciels pour l'introduction d’un flux de production PDF Certifié varie entre 500 et 2000 euros, plus les coûts d’installation (formation, communication). Les installations à grande échelle, pour des imprimeurs et des éditeurs importants peuvent coûter jusqu'à 15 000 euros, mais ces coûts sont marginaux compte tenu du retour sur investissement qu’ils offrent.
Des statistiques recueillies à travers le monde montrent que dans 40 - 80% des cas, les fichiers entrants doivent être remaniés par les imprimeurs. Dans la plupart des cas, les coûts de vérification et de correction ne sont pas refacturés aux clients. Le client est quant à lui très souvent confronté à des coûts supplémentaires. Il en résulte ainsi la plupart du temps à une situation perdant-perdant.
Chaque année, la plus petite opération d'impression peut produire facilement 6 000 pages ou plus. Si 40% de ces pages (soit 2 400) ont besoin d'être retravaillées « gratuitement », cela représente une dépense d'au moins 24 000 € à 10 € la page. Pour ce type d'opération, le passage à un flux de production PDF Certifié est intéressant à 25 -50% du coût, offrant un retour sur investissement sur une période de 3 à 6 mois!
Pour les éditeurs, le PDF Certifié a pour avantage de rationaliser leurs processus, en réduisant de 40 à 80% les erreurs éventuelles et la taille des fichiers à transférer. Selon le volume, le coût de la création de « fichiers PDF prêt pour l’impression » se trouve quelque part entre 7 € et 30 € la page ou le document. Avec un investissement allant de 2 000 € à / 20 000 €, le retour sur investissement se situe entre 100 et 1000 pages.
Planning de mise en place
La mise en œuvre d’un flux PDF Certifié n'est pas sorcier. En fonction de la taille de votre organisation, le passage à un flux de production PDF Certifié peut prendre de quelques jours à quelques mois.
Migrer partiellement sur un flux PDF Certifié
Migrer presque entièrement sur du PDF Certifié dépend du segment du marché et du type de clients servis. Un flux de production PDF entièrement certifié est idéal, car les avantages sont appliqués à l'ensemble du processus. Pour certains processus tels que la publication de publicités, l'utilisation du PDF Certifié est devenu plus ou moins obligatoire. Pour une imprimerie de labeur, la faisabilité de migrer dépend principalement du type d'arrangements commerciaux qui existent entre le client, le créateur des fichiers PDF.
Même dans un flux de production partiellement transformé, les avantages à certifier les fichiers PDF sont extrêmement importants. Un flux PDF Certifié permet de classer les travaux en fonction de leur degré de préparation, ainsi les coûts de traitement peuvent être calculés en fonction de la qualité du fichier envoyé par le client. En interne, une fois contrôlé, les fichiers PDF Certifié peuvent être directement envoyés au service prépresse, les autres fichiers sont quant à eux envoyés au service PAO pour être certifié.
Les étapes pour une implantation réussie d’un flux PDF Certifié
Une implantation réussie d’un flux PDF Certifié implique les étapes préconisées par la technique DMAIC (Définir, Mesurer, Analyser, Innover/Améliorer, Contrôler) très appropriée pour moderniser des flux prépresse.
I. Définir en identifiant et sélectionnant le bon projet
II. Mesurer les données présentées précédemment qui permettent d'expliquer le bien fondé d'une migration vers le PDF certifié (le pourcentage de dossiers qui ont besoin d'être retravaillé, temps et de l’argent dépensés en temps de vérification et de correction, le calcul du ROI ou encore mieux celui de la VAN, etc.)
III. Analyser en identifiant les causes des fichiers défectueux et les processus déterminants
IV. Améliorer en changeant de processus et en optimisant la performance. Enfocus développe dans son étude les points suivants de cette phase:
- La sélection de l’équipe projet par la direction,
- L'acquisition des logiciels nécessaires,
- La formation du personnel technique,
- La sélection des spécifications du PDF Certifié,
- La mise en œuvre du flux PDF Certifié en interne,
- Le développement d’une approche commerciale pour convaincre les clients,
- La formation du personnel commercial pour communiquer la stratégie du Certifié aux clients,
- Le pilotage de la mise en place de flux de production PDF Certifié avec les partenaires sélectionnés,
- La publication des spécifications des PDF Certifié sur CertifiedPDF.net,
- La communication des spécifications aux clients et aux partenaires,
- L’assistance (help desk) aux maquettistes le temps de la migration
VI. Contrôler la bonne application du nouveau processus et des gains attendus.
Vous trouverez ci-joint un WBS pour vous donner une idée des activités que comportent chacune de ces phases : WBS_Normalisation_PDF
1. La sélection de l’équipe projet par la direction
En effet, l’équipe dirigeante doit être convaincue de la valeur de la mise en place d'un flux PDF Certifié au sein de votre organisation. La mise en œuvre d’un flux de production PDF Certifié est un processus relativement simple, mais elle exige toutefois l’attention des différents acteurs de la chane graphique :
- l'implication de la direction est primordial pour conduire le processus et permettre au projet de réussir,
- le personnel commercial doit «vendre» le nouveau flux de production Certifié aux clients et leur expliquer les avantages de cette certification pour lestoutes les parties impliquées,
- les opérateurs PAO et prépresse doivent travailler avec les nouveaux outils et fournir un soutien aux clients lors de leur passage à ce nouveau format PDF Certifié.
Comme tout processus de changement, seule une approche concertée entre les différents acteurs du processus garantira le succès de votre projet. Les entreprises qui ont mis en place avec succès de tels flux de production, ont souvent créé une équipe dédiée « PDF Certifié », composée d’experts de différentes disciplines. La direction et l’équipe projet doivent ensuite se prononcer sur la période de transition, sur les premiers travaux à basculer, et sur les résultats escomptés. La définition de jalons avec des temps de sécurité permettra d’affiner le planning du basculement.
2. L'acquisition des logiciels nécessaires
Le passage à un flux de production PDF Certifié nécessite un investissement dans des logiciels :
Côté éditeur,
Pour ceux qui créent des documents PDF Certified, les investissements logiciels minimum sont les suivants : Adobe Acrobat et Enfocus Instant PDF. L'investissement total dans les logiciels commence à moins de 600 € par poste de travail.
Lorsque les volumes de pages sont plus élevés (20 - 50 ou plus par jour), il devient intéressant d'automatiser le processus à l'aide d’une application serveur. Un tel processus requiert Adobe Acrobat Distiller ou équivalent et Enfocus PitStop Server.
Côté imprimeur,
Pour ceux qui reçoivent les documents PDF Certifié, les investissements logiciels minimum sont les suivants : Adobe Acrobat et Enfocus PitStop Professional. L'investissement total dans les logiciels commence à moins de 1 000 € par poste de travail de réception des fichiers.
PitStop Professional contrôle si les fichiers entrants sont certifiés ou non. A l’aide de cette application :
- les fichiers PDF peuvent également être certifiés,
-
les profils PDF standards utilisés par les maquettistes peuvent être adaptés aux exigences spécifiques du procédé d’impression utilisé,
-
et si nécessaire, des corrections peuvent être apportées directement sur les fichiers PDF.
Lorsque les volumes de pages sont plus élevés (20 - 50 ou plus par jour), il devient intéressant d'automatiser le processus à l'aide d’une application serveur. Un tel processus requiert Adobe Acrobat Distiller ou équivalent et Enfocus PitStop Server.
3. La formation du personnel technique
Le passage à un flux de production PDF Certifié exige une compréhension globale des capacités d’un fichier PDF et de l’application Adobe Acrobat. Les connaissances supplémentaires pour maîtriser le PDF Certifié sont relativement simples. Une bonne formation implique également les recommandations sur les paramètres appropriés pour les logiciels d'applications, les drivers d’impression, etc.
Il faut compter environ 1 journée de formation pour les maquettistes et 1 à 2 journées pour les spécialistes prépresse. Une formation doit également être prévue pour les services de fabrication en charge de recevoir les fichiers et de conseiller les clients sur les spécifications des fichiers.
Je conseille la mise en place de formations-actions sur site pour ce type de projet dont les avantages sont très bien présentés dans l'article de Fabrice Nicole publié à l'adresse suivante: http://fnicolle.over-blog.com/article--la-pedagogie-du-projet-et-la-formation-action-dans-la-standardisation-des-processus-38775810-comments.html#anchorComment
4. La sélection des spécifications du PDF Certifié
L'objectif de passer à flux PDF Certifié est de mettre en œuvre des spécifications techniques claires pour la génération et la réception des fichiers PDF utilisés dans le secteur des arts et industries graphiques. Comme décrit dans le livre blanc "PDF, Certified PDF and PDF Standards, making sense of it all”, les associations des arts et industries graphiques ont développé un certain nombre de spécifications publics. Les éditeurs, imprimeurs, agence de communication, etc. sont invitées à mettre en œuvre une ou plusieurs de ces spécifications en fonction de l’activité de l’entreprise.
Dans certains cas, il peut être intéressant de développer ses propres spécifications notamment pour des contraintes techniques propres à l’entreprise et lorsque que les expertises techniques sont disponibles en interne.
Ces spécifications précise le ou les profils PDF Certifié à choisir pour la création et le contrôle/la certification en amont des fichiers PDF. Elles peuvent également spécifier les options à sélectionner dans Distiller d'emploi, les pilotes d'impression, PPD et les profils de couleurs ICC.
5. La mise en œuvre du flux PDF Certifié en interne
La première étape dans la mise en œuvre d’un flux de production PDF Certifié est de convertir l'un de vos processus internes vers la solution PDF Certifié.
Côté imprimeur,
Il s’agit de convertir la production prépresse interne au PDF Certifié. Le PDF Certifié devient alors le seul format de fichier d’échange entre les services maquette et les services prépresse. Durant cette phase, le département prépresse devient responsable de la conversion de l’ensemble des fichiers en fichiers PDF Certifié. A la fin de cette étape, le département prépresse ne travaille plus qu’avec des fichiers PDF Certifié pour le trapping, l’imposition et l'épreuvage, créant ainsi un flux de production beaucoup plus fiables.
Côté éditeur,
La première étape est identique. L’ensemble des fichiers (publicité, etc.) doit être converti en fichiers PDF Certifié. Le PDF Certifié devient alors le format de fichier unique. Les fichiers PDF des mises en page sont certifiés, réduisant ainsi les tracas de polices et de résolution d’images, …
Côté maquettiste,
Dans un environnement créatif, tester les formats PDF Certifiés peut prendre un peu plus de temps. Il est conseillé durant la première étape d’envoyer avec le fichier PDF Certifié avec le fichier natif à l’imprimeur, le temps de s’assurer des réglages et obtenir le feu vert de l’imprimeur.
6. Définir une approche commerciale avec ses partenaires
Le passage à des flux de production PDF Certifié consiste à ajuster les méthodes de travail des sociétés externes avec lequel l’entreprise a une relation commerciale (fournisseur ou client). Par conséquent, il est souvent conseillé de développer une offre commerciale convaincante en faveur de ces partenaires. La nature de la relation commerciale entre les partenaires, et le degré de prise de conscience générale du bien fondé du PDF Certifié (grâce aux communications des associations professionnelles) peuvent influencer la nature de la proposition.
Côté imprimeur,
Au démarrage, les imprimeurs ont la tâche la plus difficile de convaincre leurs clients de basculer vers le PDF Certifié, en leur disant qu'un flux de production PDF Certifié permet par exemple de récupérer la fiabilité du film avec l’avantage de la flexibilité qu’offrent aujourd’hui les échanges de données numériques.
Certains imprimeurs saisissent l'occasion pour revoir leur grille de prix concernant le coût des activités de prépresse, en fonction de la qualité du fichier reçu. Ils définissent le prix suivant trois catégories :
- « Préparation des fichiers numériques » : tout fichier numérique, qui doit encore subir un traitement complet pour devenir un fichier prêt à être imprimé.
- « Fichiers préparés pour l’impression » : les fichiers PDF, QuarkXPress, InDesign complets comportant toutes les polices, fichiers images, etc., mais qui ne sont pas contrôlés et certifiés et qui demandent ainsi une nouvelle vérification avant de passer à l’étape de fichiers prêts à être imprimés,
- « Fichiers prêts à imprimer » : Les fichiers PDF créés et certifiés selon les spécifications définies par l’imprimeur. Ces fichiers sont tout de suite prêts pour un traitement en aval.
Une réduction des coûts prépresse sera sans aucun doute une incitation pour certains clients à opter pour cette solution. Les économies de coûts possibles grâce à ces « fichiers prêts à imprimer » seront donc partagées entre les deux parties.
Le passage à des flux de production PDF Certifié peut conduire à des économies de coûts significatives. Si bien que certains imprimeurs n’ont pas hésité à équiper certains de leurs meilleurs clients des logiciels requis.
Des éditeurs dans de nombreux pays mettent en œuvre des normes pour obtenir les publicités sous format PDF Certifié.
Côté maquettiste,
Le fichier PDF Certifié a l’avantage de minimiser les pertes de temps entre éditeurs et imprimeurs et d’éviter de refaire un travail deux chez le maquettiste puis chez l’imprimeur pour vérifier l’imprimabilité d’un document.
7. La formation du personnel commercial pour communiquer la stratégie du Certifié aux clients
Une fois la proposition commerciale est développée, les équipes commerciales ou les services de fabrication (en fonction des entreprises) doivent être formés. Ce sont en effet eux qui doivent convaincre les clients que cette solution est bénéfique pour toutes les parties impliquées. Ils doivent donc être conscients de l'impact négatif sur la rentabilité des méthodes de travail actuelles. Une session de formation sur mesure pour ces services doit être prévue.
8. Le pilotage de la mise en place de flux de production PDF Certifié avec les partenaires sélectionnés
Il est conseillé d'identifier un petit nombre de clients pour démarrer un flux PDF Certifié. Une petite session de brainstorming avec l'équipe de fabrication et les gens du prépresse aidera à identifier les partenaires appropriés pour le pilotage de le flux de production PDF Certifié.
Les critères suivants peuvent être utilisés pour identifier les partenaires appropriés :
- la compétence technique, en d'autres termes, en créant quelques problèmes dans les « Fichiers natifs »,
- la volonté de s’investir dans de nouvelles façons de travailler,
- l’assurance de ne pas recevoir de corrections de dernière minute,
- la proximité dans le but de se rencontrer face à face et discuter des problèmes rencontrés.
Avant de commencer le projet pilote, il est recommandé de discuter avec les partenaires choisis des avantages et des problèmes attendus en migrant vers une telle solution. Il est important de définir des critères pour mesurer l'impact du changement : gain de temps, évolution du pourcentage de fichiers contenant des erreurs. De telles informations peuvent être utilisées comme base de discussion ultérieure.
Les partenaires du projet pilote devront être formés sur les logiciels appropriés avant la mise en place du nouveau flux PDF Certifié.
9. La publication des spécifications des PDF Certifié sur CertifiedPDF.net :
CertifiedPDF.net constitue une ressource en ligne pour les spécifications PDF Certifiés, récemment mis au point par Enfocus. Il peut être utilisé pour communiquer les spécifications du PDF Certifié en interne comme en externe. Tous les utilisateurs peuvent s'abonner à partir de leurs applications Enfocus aux spécifications publiées par les membres enregistrés. Par la suite, les utilisateurs seront avisés chaque fois qu'un changement est fait à l'une des spécifications ou sur la documentation qui l'accompagne. Cela permet à tous les partenaires de rester à jour et au courant des spécifications utilisées, et leur donne un accès facile de ressources en ligne.
10. La communication des spécifications aux clients et aux partenaires
Un plan de communication doit être élaborer pour communiquer cette nouvelle méthode à tous les acteurs du processus, tels que :
La création d'une brochure
Un certain nombre d'entreprises ont élaboré une brochure ou un dépliant expliquant le concept. Elle mentionne les avantages ainsi que les étapes nécessaires pour mettre en œuvre un flux PDF Certifié. Dans certains cas, la brochure est accompagnée d'un CD, contenant les réglages nécessaires, ainsi que des liens vers des sites Web contenant d'autres informations sur les spécifications et les produits nécessaires.
La diffusion des informations en ligne
Il est conseillé de développer les informations nécessaires en ligne autour du PDF Certifié. Cela peut être fait sur le site de l'entreprise et sur CertifiedPDF.net. Celui-ci permet aux contributeurs de publier leurs spécifications et des informations connexes.
Ces informations doivent contenir à la fois des informations générales et des informations techniques. Le fait de pouvoir se référer à aux informations directement en ligne facilite grandement la mise en œuvre et allège les besoins de support technique.
La diffusion des informations par (e)mailing
Selon le nombre d'entreprises à contacter, plusieurs méthodes de communication peuvent être envisagées. Le publipostage ou l’envoi par courrier électronique sont des méthodes efficaces mais insuffisantes pour convaincre les entreprises à changer leurs méthodes de travail. Les mailings doivent être utilisés conjointement avec d'autres actions.
L'organisation de séminaires
Les séminaires sont souvent le moyen le plus efficace pour communiquer avec un auditoire de taille moyenne. Une demi-journée permet généralement de présenter un exposé complet, et d’écouter les commentaires des participants.
De tels événements peuvent être organisés en collaboration avec Revendeurs Enfocus Certified et des formateurs. En particulier lors de la présentation des spécifications définies par les associations professionnelles, les gens peuvent être dirigés vers des séminaires organisés par ces associations, ou par Enfocus et ses partenaires.
Des visites sur sites
Des visites sur site de clients et partenaires peuvent être très efficaces. Il permet une communication sur mesure, l’information spécifique sur les paramétrages des logiciels, et une formation adaptée. En général, les salariés qui étaient précédemment responsables de contrôler et de corriger les fichiers entrants, se chargent généralement de cette tâche.
Assistance et support
Si une attention particulière a été apportée à la phase pilote, la grande majorité des questions auront été identifiés, résolues et documentées. Le déploiement à l’ensemble des services internes et externes pourra démarrer sans aucune difficulté. Il est conseillé de traiter les questions récurrentes en fournissant une documentation en ligne, par la diffusion de « guidelines » ou en donnant l’accès à une Foire aux questions.
Il est conseillé de prévoir le personnel, déjà responsable dans l’entreprise du contrôle et des corrections des fichiers entrants, pour fournir une assistance par téléphone et/ou par email. Non seulement c’est une bonne approche client, mais elle permet de s’assurer de la bonne compréhension des uns et des autres des nouveaux processus internes et des nouvelles méthodes de travail.
Dans presque tous les cas, ce soutien est nécessaire uniquement lors du démarrage initial. Par la suite, cette assistance sera moins nécessaire.
BIOGRAPHIE
Télécharger le livre blanc Enfocus intitulée "Roadmap for implementing Certified PDF workflows" : Implementing_PDF_workflows
Télécharger le livre blanc Enfocus "PDF, Certified PDF and PDF Standards, making sense of it all” : PDF_standards
Télécharger le livre blanc GWG "Specifications GWG en pratique” à l'adresse suivante: http://www.vsd.ch/fileadmin/user_upload/pdf/Mitglied/GWGwhitepaper_Franz.pdf
Il s’agit du Certified PDF d’Enfocus obtenu dans PitStop et non de la certification Adobe.
Lean identifie sept formes spécifiques de gaspillage présentées dans ma note du 24 octobre 2009 intitulée « Lean Six Sigma, une démarche appropriée pour moderniser vos processus prépresse et print »
Pourquoi vos fichiers PDF sont-ils inexploitables ? Réponses avec le diagramme d’Ishikawa
Pour
nous aider à répondre à cette question, la méthode Six Sigma nous propose le
diagramme causes-effets dénommé également le diagramme en arêtes de poisson, le
diagramme des 5M ou encore le diagramme d’Ishikawa.
Cet
outil permet à la fois d’aborder un problème sous différents angles et d’obtenir
une perception du périmètre d’action que pose la question. Il s’agit concrètement
d’identifier les causes possibles qui font que vos fichiers PDF sont
inexploitables par votre service d’impression et de les coller dans l’une des
six catégories suivantes :
- Méthodes –
activités réalisés incorrectement (ex : générer un fichier PDF sans avoir contrôlé
le fichier natif)
- Main d’œuvre
– causes liées aux ressources humaines (ex : organisation de
l'équipe de travail, connaissances et compétences en PAO, etc.)
- Inputs –
causes liées aux données d’entrées du processus (ex : polices de
caractères manquantes, profils couleur ICC incorrects, …)
- Matériel –
causes liées aux équipements, aux machines, aux matériels informatiques, aux
logiciels, à la technologie en générale (ex : RIP PostScript ou RIP PDF
qui ne gère pas la version 1.4 du PDF, etc.)
- Mesures – tout problème de mesure (ex :
absence de rapport de contrôle, etc.)
- Organisation –
toutes les causes propres aux valeurs partagées, aux relations formelles ou
informelles… (ex : mauvaise communication avec les clients)
Cet
outil est souvent très apprécié des équipes projet car il permet d’identifier
les variables qui agissent sur votre processus permettant (dans le cas de notre
analyse) de générer et de gérer vos fichiers PDF par une autre voie que celles
basées sur le diagramme FAST ou la cartographie que nous avons déjà étudié. Les six catégories permettent de penser à des
causes autres que celles généralement citées autour de l’outil ou de la
technologie utilisée par l’opérateur, Adobe InDesign ou Quark Xpress par
exemple.
Figure 1
Télécharger le fichier PDF du diagramme d'Ischikawa: Ishikawa_flux_PDF
Nous allons donc tenter d’expliquer certaines des causes en guise d’exemples (selon le modèle « Ishikawa » présenté à la figure 1, cliquez sur l'image pour l'agrandir! ) :
Organisation
- Qui sont vos clients? Les services d’impression travaillent généralement avec deux familles majeures de clients : des professionnels non experts des techniques de reproduction et des maquettistes professionnels. La principale raison est qu’aujourd’hui la technologie permet presque à chacun de créer des documents qui semblent corrects. Même vulgarisée, les techniques de reproduction exigent à la mise en page d’inclure plusieurs paramètres faute de quoi le résultat imprimé risque de ne pas être conforme aux fichiers envoyés.
- La technologie au sein des industries graphiques évolue très rapidement. De plus en plus, les opérations de prépresse se déplacent en amont chez les « créateurs de contenu » (CC), augmentant sensiblement leurs responsabilités dans les processus de production. C’est pourquoi tout manque de communication entre les différents intervenants peut avoir des conséquences négatives sur la qualité des éléments remis, si ce n’est sur les relations entre les différentes parties. Cela peut paraître évident mais cette cause est souvent sous-estimée par de nombreux imprimeurs.
Main d’œuvre
- Les raisons des problèmes rencontrées dans les fichiers sont très souvent dues à ce que les « créateurs de contenu », les maquettistes travaillent dans l’urgence, sous pression pour répondre aux besoins du marché et pour réduire les coûts.
Matériel
- Les travaux envoyés aux services d’impression peuvent arriver dans des formats d’enregistrement très différents. Outre les mises en pages créées avec QuarkXPress ou Adobe InDesign, il n’est pas rare que les départements prépresse découvrent des publications entièrement réalisées dans Adobe Freehand, Adobe Illustrator, ou avec des applications Microsoft comme Word, Publisher voire PowerPoint, ou avec des logiciels Open source comme OpenOffice etc. ; obligeant ces services à garder et à effectuer une mise à jour de chacune de ces applications.
- Soumettre un fichier PDF 1.4 à un RIP Postscript niveau 3 ou à un RIP PDF 1.3 a pour effet de transformer tous les objets transparents de la mise en page en objets opaques. C'est pourquoi il est recommandé de contacter son imprimeur pour s'assurer de la capacité de son RIP à gérer chaque élément du document à reproduire.
Inputs
- L’épreuvage a toujours été et continue d'être un élément essentiel de tout flux d'impression. Est-il possible d'imprimer sans épreuve ? Certainement, tout dépend du type de document à reproduire. Ce n'est toutefois pas la meilleure pratique. Imprimeurs et clients doivent être convaincus que l’épreuve est une réelle chance (dans certains cas, la seule chance) pour découvrir des erreurs.
- En dehors du paramétrage incorrect dans l’enregistrement des fichiers PDF, les plus grandes causes de fichiers inexploitables sont les éléments manquants tels que les polices de caractère et les images/illustrations dans les mises en page. La résolution inadaptée des images, le format incorrect des pages, l’absence de fond perdu sont très souvent les autres problèmes rencontrés sur les fichiers.
Mesures
- Il est très rare d’obtenir avec le fichier envoyé un rapport de contrôle assurant la qualité du fichier. Les services d’impression ont tout intérêt à demander à leurs clients ce type de document les incitant ainsi à effectuer un « preflight » en amont et à mesurer dans la temps la qualité des fichiers qu’ils transmettent.
Méthode
- Existent-ils en interne des procédures d’enregistrement au format
PDF ? Sont-elles accessibles aux clients ? Les services d’impression
oublient souvent de mettre à jour leurs procédures suite à l’évolution des
technologies et des standards d’impression.
- Enfin, pour minimiser les erreurs
humaines, l’organisation a-t-elle recours à des automates ?
Il est recommandé d’accompagner ce diagramme avec l’outil de classification intitulé ICUKU qui permet d’évaluer pour chacune de ces causes :
- si elles ont un impact fort, moyen ou faible sur le problème étudié, et
- s’il est possible d’agir plus ou moins sur leurs effets pour
minimiser leur impact (autrement dit, sont-elles contrôlables ou incontrôlables
par l’organisation ?).
Figure 2
Télécharger le fichier Powerpoint de la figure 2 : Classification_ICICI
Ces deux outils sont très complémentaires. Le premier, le diagramme d’Ishikawa encourage
l’équipe projet à effectuer une analyse la plus exhaustive possibles des
dysfonctionnements dans la génération des fichiers PDF alors que le second
permet de se focaliser sur les dysfonctionnements qu’il est possible de
corriger tout de suite et « premières »
des problèmes de fichiers PDF incorrects, celles qui une fois résolues
permettront d’obtenir des fichiers corrects.
BIOGRAPHIE
Print Production Workflow: A Practical Guide
DMAIC et Normalisation des flux PDF
Avant d’entreprendre quoi que ce soit il est important que vous ayez une définition clair du travail à réaliser et des livrables à produire pour « normaliser » vos flux PDF au sein de votre service prépresse; les livrables sont :
- La compréhension globale de votre (vos) flux PDF – Diagramme FITEC
- Le plan du projet utilisant le cycle de vie Six Sigma DMAIC
- L’identification de vos activités critiques aux processus de génération et de contrôle de vos fichiers PDF
- L’analyse cause à effet de vos processus PDF (ISCHIKAWA) pour identifier les problèmes sources rencontrés sur vos fichiers PDF
- Les solutions (Poka-Yoke) pour résoudre les problèmes majeurs rencontrés sur des fichiers PDF rejetés par l’imprimeur,
- Plan du nouveau processus
(Vous
trouvevez des modèles de livrables mentionnés ci-dessus à l'adresse
suivante:
http://www.exinfm.com/six_sigma_project_files.html)
Pour commencer à aborder chacun de ces livrables, je vous joins un exemple de diagramme FITEC à cette note. Ce diagramme vous permet:
- de clarifier le périmètre de votre projet, à quel moment il commence (dès que le maquettiste crée sa mise en page) et à quel moment il se termine (lorsque les plaques sont gravées dans le cas d'un procédé offset ou lorsque la presse numérique est prête à imprimer s'il s'agit d'un procédé numérique)
- d'identifier qui sont les fournisseurs de fichiers PDF au sein de votre organisation et qui sont les clients, ceux qui recevront les fichiers PDF qui auront subis un nouveau traitement, vos imprimeurs, etc.
- de préciser la transformation (ici la certification de vos fichiers PDF) que subiront les fichiers natifs (fichiers InDesign, QuarkXpress, Word, etc.) entrants et le ou les résultats attendus (extrants de votre processus)
Le FITEC est par ailleurs un merveilleux outil de communication!
Fichier PowerPoint à télécharger : FITEC
BIOGRAPHIE
Le PDF pour le prépresse: Acrobat 8 et 7